Attention aux configurations Scan to Mail : un risque sous-estimé

Quand une simple configuration met en péril toute une entreprise

Imaginez : vous scannez un document et l’envoyez par email via votre copieur professionnel. Tout fonctionne parfaitement, alors pourquoi s’inquiéter ? C’est exactement ce que pensait une entreprise avant que sa boîte mail ne soit piratée, exposant des centaines de documents sensibles. Pire encore, des escrocs ont utilisé ces informations pour usurper son identité et escroquer ses clients. Un cauchemar évitable ? Absolument.

Le problème : Une configuration trop simpliste et dangereuse

Les copieurs multifonctions modernes offrent une fonctionnalité appelée Scan to Mail, permettant d’envoyer directement un document scanné vers une adresse email. Beaucoup d’entreprises laissent leur prestataire configurer cette option, sans se soucier des détails. Mais une mauvaise configuration peut entraîner des conséquences catastrophiques.

Dans un cas concret, un prestataire a configuré le copieur d’un client avec une boîte mail générique qu’il utilisait également pour plusieurs autres clients. Résultat ? Chaque document scanné était stocké dans cette boîte mail partagée, augmentant considérablement les risques de fuite de données.

Un jour, cette boîte mail a été piratée. Les cybercriminels ont ainsi mis la main sur tous les documents scannés : factures, contrats, informations bancaires... Ils ont utilisé ces informations pour créer de fausses factures et se faire passer pour l’entreprise auprès de ses clients. Plusieurs d’entre eux ont effectué des virements frauduleux, pensant régler des factures légitimes.

Comment éviter ce type de catastrophe ?

✅ 1. Ne jamais utiliser une boîte mail standard

L’une des erreurs les plus courantes est d’utiliser une adresse email classique pour le Scan to Mail. Privilégiez une boîte mail dédiée avec des accès restreints et des paramètres de sécurité renforcés.

🔒 2. Utiliser des protocoles sécurisés

Assurez-vous que l’authentification de l’envoi des emails utilise des protocoles sécurisés comme SMTP avec TLS et évitez les configurations ouvertes qui permettent un accès non sécurisé.

🛠️ 3. Configurer un serveur SMTP dédié

Plutôt que d’utiliser une adresse email classique, configurez un serveur SMTP dédié avec des logs et des restrictions d’accès strictes pour éviter les détournements.

⏳ 4. Limiter la durée de stockage des documents scannés

Les documents envoyés par Scan to Mail ne devraient pas être stockés sur une boîte email ou sur le disque du copieur. Paramétrez une suppression automatique après l’envoi.

📢 5. Sensibiliser et former les collaborateurs

Une simple vérification des paramètres de configuration peut éviter bien des ennuis. Formez vos équipes pour qu’elles comprennent l’importance de ne pas laisser ces configurations sans surveillance.

Mettez à jour vos configurations dès aujourd’hui !

Ne laissez pas un simple Scan to Mail devenir une porte ouverte aux cybercriminels. Prenez le temps d’auditer vos configurations actuelles et, si nécessaire, demandez l’aide d’un expert en cybersécurité. La sécurité de vos documents et de votre entreprise en dépend !

🔒 Et vous ? Avez-vous déjà vérifié comment vos copieurs envoient leurs scans ?